Creëer flexibele offertes (offers) voor evenementen- of pre-weddingfotografie

"Door één enkel prijsblad verloor ik een klant ter waarde van meer dan € 2.000"

"Ik vind je fotografiestijl echt prachtig, maar we gaan er nog even over nadenken."

Dat was het laatste bericht dat Matthieu Dubois, een 34-jarige pre-weddingfotograaf in Brussel (België), ontving van Marie en Thomas – een Frans koppel dat hun huwelijk in Europa wilde plannen. Matthieu keek naar zijn tescherm en zuchtte diep. Dit was niet de eerste keer dat hij zo'n reactie kreeg.

Drie dagen eerder had Marie uit eigen beweging een bericht gestuurd na het bekijken van zijn portfolio: "Hallo Matthieu. We houden van je fotostijl. We willen graag een pre-wedding shoot in Brussel doen, maar we weten nog niet goed welk pakket we moeten kiezen."

Matthieu stuurde al snel de PDF-prijslijst die hij al jaren gebruikte:

• Silver-pakket – € 800

  • 3 uur shooten.

  • 50 nabewerkte foto's.

  • 1 locatie.

• Gold-pakket – € 1.200

  • 6 uur shooten.

  • 100 nabewerkte foto's.

  • 2 locaties.

• Premium-pakket – € 1.800

  • Volledige dag shooten.

  • 200 nabewerkte foto's.

  • Inclusief foto-album.

Ongeveer tien minuten later antwoordde Marie: "Hoi, we willen eigenlijk maar ongeveer 4 uur fotograferen."

Matthieu typte terug: "Als dat zo is, kun je het beste het Gold-pakket kiezen."

Marie vroeg verder: "Maar we hebben eigenlijk maar zo'n 70 nabewerkte foto's nodig."

Matthieu dacht even na: "Het Gold-pakket komt daar het dichtst bij in de buurt."

Marie appte weer: "En we hebben geen album nodig."

Matthieu antwoordde: "Het album zit nu eenmaal in het Premium-pakket."

Marie ging door: "We zouden ook graag nog zo'n 30 minuten extra willen tijdens de zonsondergang."

Matthieu moest opnieuw gaan rekenen. Het gesprek sleepte zich bijna twee dagen voort. Beide partijen waren continu aan het appen om elk klein detail aan te passen.

Uiteindelijk stuurde Marie slechts: "Bedankt voor de moeite. We denken er nog over na."

Daarna liet ze niets meer horen.

Matthieu was geen slechte fotograaf. Zijn portfolio was prachtig; klanten prezen steevast de kleuren en de emotie in elke fotoserie. De reden dat hij herhaaldelijk klanten misliep, lag ergens anders. Vaste, onbuigzame servicepakketten passen eenvoudigweg niet meer bij de behoeften van hedendaagse klanten. Elk koppel heeft een eigen budget. Iedereen wil een uniek schema. De een wil bij zonsopgang fotograferen, de ander juist bij zonsondergang; sommigen willen een drone toevoegen, anderen willen minder foto's maar een intensievere nabewerking; sommigen willen op drie locaties shooten, terwijl anderen genoeg hebben aan één enkele plek.

Het komt hoogstzelden voor dat een klant naadloos aansluit op vooraf vastgestelde pakketten. Matthieu realiseerde zich dat klanten geen standaard prijslijst nodig hebben. Ze hebben behoefte aan een oplossing op maat.

Een paar weken later, in een internationale groep voor fotografen, las Matthieu een post van een collega uit Frankrijk: "Sinds ik Profile-Shop op StrongBody AI gebruik en direct tijdens het gesprek een offerte (Offer) aanmaak, is het percentage klanten dat akkoord gaat flink gestegen."

Nieuwsgierig geworden registreerde Matthieu zich op StrongBody AI.

Nadat hij zijn Profile-Shop volgens de richtlijnen van het platform had voltooid, uploadde hij zijn portfolio, presenteerde hij zijn diensten en koppelde hij zijn betaalrekening. Wat zijn aandacht het meeste trok, was de Offer-functie direct in het chatvenster. In plaats van een PDF-prijslijst te sturen of regeltje voor regeltje prijzen te typen, kon hij nu een volledig op maat gemaakt servicepakket creëren midden in het gesprek met de individuele klant.

Een week later ontving Matthieu een bericht van Sophie en Lucas, een koppel uit Zwitserland: "Hallo Matthieu. We komen in september naar Brussel. We willen graag een pre-wedding shoot, maar ons budget is rond de € 1.100."

Matthieu glimlachte. Deze keer stuurde hij geen prijslijst. Hij begon met een aantal gerichte vragen: "Hoe lang willen jullie dat de shoot duurt?" "Ongeveer 4 uur." "Hoeveel locaties hebben jullie in gedachten?" "Twee locaties." "Hoeveel nabewerkte foto's willen jullie ontvangen?" "Ongeveer 80 foto's." "Is er een drone nodig?" "Nee." "Willen jullie foto's tijdens de zonsondergang?" "Ja."

Nadat hij hun wensen helder had, klikte Matthieu direct in het chatvenster op Create Offer. Enkele minuten later ontving Sophie een gepersonaliseerde offerte.

Pre-Wedding Brussel – Gepersonaliseerde Offer

• Duur van de shoot: 4 uur.

• Twee locaties naar keuze van de klant.

• 80 nabewerkte foto's van hoge kwaliteit.

• Shoot tijdens het gouden uur (zonsondergang).

• Inclusief kledingadvies voorafgaand aan de shoot.

• Levering van de foto's binnen 10 dagen.

• Totaalprijs: € 1.080.

Direct daaronder stond de volgende notitie: "Dit Offer is speciaal samengesteld op basis van de wensen en het budget van Sophie & Lucas. Mocht er tijdens de voorbereiding nog iets gewenst zijn, dan kan de fotograaf het Offer bijwerken voordat beide partijen definitief akkoord gaan."

Sophie reageerde vrijwel direct: "Ik vind de manier waarop je dit presenteert echt geweldig. We weten nu exact waar we aan toe zijn."

Sophie vervolgde: "De prijs is ook heel redelijk. We bevestigen hem bij deze direct."

Matthieu hoefde alleen maar op verzenden te drukken. Het Offer werd geaccepteerd, de betaling werd verricht en de shootdatum werd vastgelegd. Het hele proces vond plaats binnen Profile-Shop, zonder dat er losse bestanden of handmatige aanpassingen aan te pas kwamen.

Na drie maanden gebruik zag Matthieu een duidelijke verandering. Hij verloor geen uren meer aan het herschrijven van prijslijsten voor elke afzonderlijke klant. Klanten hoefden evenmin te raden of ze wel of geen extra diensten kregen.

Elk Offer toont helder aan:

• Wat de klant precies ontvangt.

• Wat de fotograaf gaat uitvoeren.

• De kosten per afzonderlijk onderdeel.

• De totale waarde van het pakket.

Hierdoor kunnen beide partijen tijdens de samenwerking eenvoudig het overzicht bewaren en worden vervelende misverstanden voorkomen. Matthieu ontdekte bovendien iets fascinerends: klanten kijken niet alleen naar de prijs, maar naar de waarde die die prijs oplevert. Wanneer alle aspecten helder in een Offer worden gepresenteerd, hebben klanten het gevoel dat ze een oplossing krijgen die speciaal voor hen is ontworpen, in plaats van een "one-size-fits-all"-pakket.

Tegen het einde van het jaar kwam meer dan de helft van Matthieus nieuwe klanten via mond-tot-mondreclame binnen. Een koppel dat zijn Offer had ontvangen, deelde zijn Profile-Shop met vrienden en schreef erbij: "Als je op zoek bent naar een fotograaf die echt luistert en een shootpakket op jouw wensen afstemt, praat dan met Matthieu. Hij stuurt geen starre prijslijsten, maar bouwt een uniek plan voor elke klant."

Matthieu glimlachte toen hij dat bericht las. Hij begreep dat het sluiten van een deal vaak niet afhangt van kortingen of gratis extra's, maar van het gevoel dat de klant gehoorzaamt en een gepersonaliseerde oplossing krijgt. Dat is precies de waarde die de Offer-functie op Profile-Shop biedt. In plaats van klanten te beperken tot starre pakketten, kan een fotograaf flexibel een Offer genereren tijdens het gesprek, en de duur, locaties, hoeveelheid nabewerking, extra's en kosten exact afstemmen op de praktijk. Wanneer klanten precies begrijpen wat ze krijgen en waarom die prijs klopt, nemen ze veel zelfverzekerder een beslissing, verhoogt de fotograaf de boekingsconversie en straalt hij een professioneel imago uit.